Regulamin rezerwacji i płatności

Niniejszy regulamin określa zasady rezerwowania i realizacji usług psychologicznych, dokonywania płatności, zmiany i odwołania terminów oraz zakupu i korzystania z pakietów i voucherów za pośrednictwem serwisu psycholog-zagajewska.pl.

1. Usługodawca i kontakt

1. Usługodawcą i sprzedawcą jest „Poradnia Psychologiczna” Agnieszka Zagajewska-Stelmach, jednoosobowa działalność gospodarcza, adres: Na Czekaj 8F lok. 1, 32-087 Bibice, NIP 8722120918, REGON 526807362, dalej „Usługodawca”.
2. Kontakt, składanie oświadczeń, odwołań i reklamacji: kontakt@psycholog-zagajewska.pl. Usługodawca nie prowadzi obecnie telefonicznego kanału obsługi klienta. Miejscem wykonywania wizyt stacjonarnych jest gabinet wskazany w podsumowaniu rezerwacji; obecnie: Krakowskie Przedmieście 87, 32-087 Zielonki.
3. Usługodawca świadczy usługi osobom dorosłym. Rezerwacji dla innej osoby może dokonać osoba do tego upoważniona, podając dane niezbędne do jej realizacji.

2. Definicje

1. Klient — osoba dokonująca rezerwacji lub zakupu; jeżeli jest osobą fizyczną działającą bez bezpośredniego związku z działalnością gospodarczą lub zawodową, jest Konsumentem. Postanowienia dotyczące Konsumenta stosuje się także do przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie przewidzianym prawem.
2. Usługa lub Sesja — wybrana w Serwisie konsultacja, poradnictwo, psychoedukacja albo inna usługa psychologiczna realizowana stacjonarnie lub online.
3. Seria — kilka Sesji tego samego rodzaju kupowanych i opłacanych łącznie, ale nieoznaczonych w ofercie jako Pakiet.
4. Pakiet — określona w ofercie liczba Sesji sprzedawana łącznie, na warunkach i w okresie ważności wskazanym przed zakupem.
5. Voucher — opłacony kod uprawniający do rezerwacji wskazanej Usługi albo Pakietu w okresie jego ważności.
6. Serwis — strona psycholog-zagajewska.pl wraz z kalendarzem rezerwacji, płatnościami oraz stroną zarządzania wizytą.

3. Usługi elektroniczne i wymagania techniczne

1. Za pośrednictwem Serwisu nieodpłatnie świadczone są usługi elektroniczne polegające na prezentowaniu wolnych terminów, przyjmowaniu rezerwacji i zamówień, obsłudze płatności, przesyłaniu potwierdzeń oraz umożliwieniu zarządzania rezerwacją przez indywidualny link.
2. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka obsługująca HTML5, CSS i JavaScript, aktywny adres e-mail, a do płatności online — metoda płatnicza obsługiwana przez Tpay. Rezerwacja gotówkowa jest dostępna również w wersji strony niewymagającej JavaScriptu.
3. Klient powinien chronić indywidualny link do wizyty i kod Vouchera przed osobami nieuprawnionymi. Nie wolno dostarczać przez Serwis treści bezprawnych ani podejmować działań zakłócających jego działanie.
4. Umowę o usługę elektroniczną można zakończyć w każdej chwili przez opuszczenie Serwisu. Złożona rezerwacja lub zakup podlegają dalszym postanowieniom Regulaminu.

4. Charakter i zakres usług psychologicznych

1. Aktualny rodzaj, zakres, forma, czas trwania, cena i dostępne terminy Usługi są podawane w Serwisie przed złożeniem zamówienia i stanowią część umowy.
2. Usługa psychologiczna nie gwarantuje określonego rezultatu. Jej przebieg i dobór metod zależą od sytuacji i potrzeb Klienta oraz zasad wykonywania zawodu.
3. Serwis i konsultacje planowe nie są pomocą ratunkową ani całodobową pomocą kryzysową. W razie bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia należy zadzwonić pod numer 112 albo skorzystać z najbliższej placówki udzielającej pomocy doraźnej.
4. Jeżeli rodzaj potrzebnej pomocy wykracza poza kompetencje lub możliwości Usługodawcy, Usługodawca może odmówić rozpoczęcia albo zaproponować zakończenie współpracy, wskazując — w miarę możliwości — odpowiednią formę dalszej pomocy. Niewykorzystane, opłacone z góry Sesje zostaną wtedy rozliczone zgodnie z pkt 12.

5. Rezerwacja i zawarcie umowy

1. Klient wybiera ofertę, formę spotkania, lokalizację, liczbę Sesji lub Pakiet, harmonogram i dostępne terminy, następnie podaje dane, wybiera płatność i akceptuje Regulamin.
2. Przed wysłaniem formularza Klient otrzymuje podsumowanie obejmujące co najmniej nazwę Usługi lub Pakietu, liczbę i terminy Sesji, formę realizacji oraz łączną cenę. Klient może poprawić dane, wracając do wcześniejszych kroków.
3. Naciśnięcie przycisku jednoznacznie wskazującego obowiązek zapłaty oznacza złożenie zamówienia z obowiązkiem zapłaty.
4. Przy płatności Tpay pełna cena musi zostać zaksięgowana najpóźniej w terminie wskazanym przed zamówieniem i w potwierdzeniu — określoną liczbę godzin przed pierwszą Sesją. Jeżeli rezerwacja następuje po tym terminie, płatność jest wymagana niezwłocznie, w podanym czasie liczonym w minutach i nie później niż przed rozpoczęciem pierwszej Sesji. Do tego czasu terminy są wstępnie zablokowane. Brak płatności powoduje automatyczne zwolnienie terminów; płatność zaksięgowana po zwolnieniu podlega zwrotowi.
5. Przy płatności gotówką lub aktywnym Voucherem umowa zostaje zawarta po wyświetleniu komunikatu o przyjęciu rezerwacji. Zakup Vouchera zostaje zawarty po skutecznej płatności.
6. Na podany adres e-mail wysyłane jest potwierdzenie zamówienia lub rezerwacji wraz z terminami, ceną albo wartością, sposobem płatności, wersją Regulaminu oraz linkiem do zarządzania wizytą lub kodem Vouchera. Klient powinien zgłosić niezgodność potwierdzenia bez zbędnej zwłoki.

6. Ceny i płatności

1. Wszystkie ceny podawane w Serwisie są cenami brutto w złotych polskich. Łączna cena jest widoczna przed złożeniem zamówienia. Usługodawca nie dolicza opłaty za wybraną metodę płatności, chyba że wyraźnie wskazano inaczej przed zamówieniem.
2. Płatności online obsługuje Krajowy Integrator Płatności S.A., operator marki Tpay, na warunkach prezentowanych w jego serwisie płatniczym. Usługodawca nie otrzymuje danych karty ani danych logowania do banku.
3. Płatność gotówką jest dostępna tylko dla oznaczonych usług stacjonarnych i następuje w gabinecie, najpóźniej przed rozpoczęciem Sesji.
4. Jedna płatność za Serię lub Pakiet obejmuje całą cenę widoczną w podsumowaniu. Niepodjęcie płatności albo jej odrzucenie nie tworzy obowiązku świadczenia i powoduje zwolnienie blokowanych terminów.
5. Na żądanie Klienta Usługodawca wystawia dokument sprzedaży. Dane potrzebne do faktury należy przekazać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Serie i Pakiety

1. Dla Serii lub Pakietu Klient wybiera dostępny harmonogram: stały termin cotygodniowy albo osobne terminy, jeżeli dana oferta to umożliwia.
2. Liczba Sesji, łączna cena i okres ważności Pakietu są wskazywane przed zakupem. Jeżeli oferta przewiduje okres ważności, biegnie on od daty pierwszej zarezerwowanej Sesji. Sesje należy zrealizować najpóźniej w ostatnim dniu ważności Pakietu.
3. Terminowo odwołana Sesja z Pakietu wraca do puli niewykorzystanych Sesji. Nie przedłuża to automatycznie ważności Pakietu; jeżeli pod koniec ważności kalendarz nie oferuje odpowiedniego terminu, Klient powinien skontaktować się z Usługodawcą przed upływem ważności.
4. Po upływie ustawowego terminu odstąpienia niewykorzystana część Pakietu nie podlega zwrotowi wyłącznie z powodu rezygnacji Klienta, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów, odpowiedzialności Usługodawcy oraz indywidualnych uzgodnień korzystniejszych dla Klienta.
5. Pakiet jest przypisany do Klienta i nie może być przekazany innej osobie bez uprzedniej zgody Usługodawcy.

8. Zakup i realizacja Vouchera

1. Voucher można kupić na konkretną Usługę lub Pakiet. Jego cena, zakres i okres ważności są widoczne przed zakupem, a dokładna data ważności znajduje się w wiadomości z kodem.
2. Voucher staje się aktywny po zaksięgowaniu pełnej płatności. Kod jest wysyłany na adres osoby obdarowanej podany przez kupującego, a gdy go nie podano — na adres kupującego.
3. Voucher jest jednorazowy i może zostać użyty wyłącznie do oferty wskazanej przy zakupie. W formularzu rezerwacji należy wybrać płatność Voucherem i podać aktywny kod. Kod należy wykorzystać do dokonania rezerwacji najpóźniej w ostatnim dniu jego ważności; sama Sesja może przypadać później, jeżeli taki termin udostępnia kalendarz.
4. Osoba dysponująca kodem może go użyć, dlatego kupujący i obdarowany odpowiadają za jego bezpieczne przechowywanie. Zagubienie kodu należy niezwłocznie zgłosić z adresu użytego przy zakupie.
5. Po upływie terminu ważności niewykorzystany Voucher wygasa. Nie może być wymieniony na gotówkę, z wyjątkiem skutecznego odstąpienia od umowy, uznanego roszczenia albo innej sytuacji, w której zwrot wynika z prawa.
6. Jeżeli Sesja opłacona Voucherem zostanie odwołana w terminie, kod zostanie ponownie aktywowany albo zostanie wystawiony kod zastępczy z nie krótszym pozostałym okresem ważności; jeżeli pierwotny termin już upłynął, na nową rezerwację przysługuje co najmniej 30 dni. Przy odwołaniu przez Usługodawcę Klient lub obdarowany może wybrać nowy termin albo zwrot ceny zapłaconej za odpowiednią część Vouchera.

9. Realizacja Sesji

1. Klient powinien stawić się w gabinecie lub połączyć online punktualnie, w warunkach zapewniających prywatność i swobodną rozmowę. Informacje organizacyjne do spotkania online są przekazywane przed Sesją.
2. Spóźnienie Klienta nie przedłuża Sesji. Gdy spóźnienie uniemożliwia bezpieczne lub celowe przeprowadzenie spotkania, Sesja może zostać zakończona o planowanej godzinie lub uznana za nieodbytą z przyczyn po stronie Klienta.
3. Nagrywanie Sesji wymaga uprzedniej, wyraźnej zgody wszystkich uczestników.
4. Jeżeli problem techniczny leży po stronie Usługodawcy i uniemożliwia realizację Sesji online, Strony uzgodnią nowy termin, a gdy nie będzie to możliwe — Usługodawca zwróci cenę tej Sesji. W razie problemu po stronie Klienta Strony podejmą rozsądną próbę połączenia innym kanałem; dalsze rozliczenie uwzględni czas gotowości Usługodawcy i okoliczności zdarzenia.

10. Zmiana i odwołanie terminu przez Klienta

1. Termin można samodzielnie przełożyć albo odwołać przez indywidualny link z wiadomości e-mail. Można wybrać jedną Sesję albo — gdy system to umożliwia — tę i wszystkie późniejsze Sesje z Serii. W razie problemu technicznego wystarczy wysłać e-mail przed upływem właściwego terminu.
2. Zmiana lub odwołanie najpóźniej określoną liczbę godzin przed rozpoczęciem Sesji, wskazaną przed zamówieniem i w potwierdzeniu, jest bezpłatne. W przypadku:
   • pojedynczej Sesji opłaconej z góry — Klient otrzymuje pełny zwrot ceny albo, według swojego wyraźnego wyboru, Voucher o tej samej wartości;
   • opłaconej Serii — zwrot obejmuje proporcjonalną cenę terminowo odwołanych Sesji;
   • Pakietu — Sesja wraca do liczby Sesji możliwych do wykorzystania w okresie ważności;
   • Vouchera — stosuje się pkt 8 ust. 6.
3. Zmiana lub odwołanie po terminie wskazanym w potwierdzeniu albo nieobecność co do zasady powoduje, że cena tej Sesji nie jest zwracana, a Sesja z Pakietu lub Vouchera jest uznawana za wykorzystaną. Opłata rekompensuje czas, którego zwykle nie można już zaoferować innej osobie, i nie może przekraczać uzasadnionej straty Usługodawcy; jeżeli termin został ponownie sprzedany albo Usługodawca uniknął istotnych kosztów, rozliczenie zostanie odpowiednio obniżone po weryfikacji. Nie ogranicza to ustawowego prawa odstąpienia, odpowiedzialności Usługodawcy ani indywidualnego uwzględnienia udokumentowanego zdarzenia losowego.
4. Przy odwołaniu kilku przyszłych terminów każda Sesja jest rozliczana oddzielnie według czasu pozostałego do jej rozpoczęcia.
5. Nowy termin zależy od bieżącej dostępności kalendarza. Przy zmianie całej przyszłej Serii zachowywane są dotychczasowe odstępy między Sesjami, o ile wszystkie nowe terminy są dostępne.
6. Zasady z tego punktu są umowną możliwością anulowania lub zmiany terminu i nie zastępują prawa odstąpienia opisanego w pkt 13.

11. Zwroty

1. Zwrot należny z tytułu terminowego odwołania, odstąpienia od umowy albo odwołania przez Usługodawcę następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 14 dni od ustalenia podstawy i kwoty zwrotu.
2. Zwrot następuje przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Klient, chyba że Klient wyraźnie wybierze bezkosztowy przelew na wskazany rachunek lub Voucher rozliczeniowy. Wybór Vouchera jest dobrowolny.
3. Do wykonania przelewu Usługodawca może poprosić o numer rachunku. Jest on używany wyłącznie do realizacji i udokumentowania zwrotu.

12. Zmiana lub odwołanie przez Usługodawcę

1. W razie niemożności wykonania Sesji Usługodawca poinformuje Klienta możliwie szybko i zaproponuje nowy termin. Dotychczasowy termin pozostaje aktywny do czasu zaakceptowania propozycji, chyba że jego realizacja obiektywnie nie jest możliwa.
2. Jeżeli Klient nie zaakceptuje nowego terminu lub jego uzgodnienie nie będzie możliwe, Usługodawca według wyboru Klienta zwróci pełną cenę odwołanej Sesji, przywróci Sesję w Pakiecie i odpowiednio przedłuży jego ważność albo przywróci/wystawi Voucher. Usługodawca nie narzuca Vouchera zamiast zwrotu pieniężnego.
3. Przy zakończeniu współpracy z przyczyn po stronie Usługodawcy niewykorzystana, opłacona część Serii lub Pakietu jest zwracana proporcjonalnie.

13. Ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej online

1. Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od dnia jej zawarcia. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie jednoznacznego oświadczenia przed jego upływem na adres e-mail Usługodawcy. Można użyć wzoru z załącznika, ale nie jest to obowiązkowe.
2. Jeżeli Sesja ma rozpocząć się przed upływem 14 dni, jej realizacja nastąpi tylko po wyraźnym żądaniu Konsumenta. W przypadku późniejszego odstąpienia Konsument płaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny umownej.
3. Po pełnym wykonaniu Usługi Konsument traci prawo odstąpienia, jeżeli przed rozpoczęciem wyraźnie zgodził się na rozpoczęcie świadczenia i przyjął do wiadomości utratę tego prawa po pełnym wykonaniu. Przy Serii lub Pakiecie rozlicza się tylko faktycznie wykonane Sesje; samo zarezerwowanie przyszłych terminów nie oznacza wykonania tych Sesji.
4. Od niewykorzystanego Vouchera Konsument może odstąpić w terminie 14 dni od zakupu. Jeżeli w tym czasie Voucher wykorzystano do Sesji rozpoczętej na wyraźne żądanie, stosuje się rozliczenie z ust. 2–3.
5. Po skutecznym odstąpieniu Usługodawca zwraca należne płatności nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności, chyba że Konsument wyraźnie i bez dodatkowych kosztów zgodzi się na inny sposób.
6. Umowny termin odwołania z pkt 10 nie skraca ani nie ogranicza ustawowego, 14-dniowego prawa odstąpienia opisanego w tym punkcie.

14. Reklamacje

1. Reklamację dotyczącą Serwisu, płatności, Vouchera, rezerwacji lub wykonania Usługi można złożyć na adres kontakt@psycholog-zagajewska.pl.
2. Dla sprawnego rozpoznania warto podać imię i nazwisko, adres e-mail użyty przy zamówieniu, termin lub numer rezerwacji, opis zastrzeżeń i oczekiwany sposób rozwiązania. Brak tych danych nie powoduje odrzucenia reklamacji, jeżeli można ją rozpoznać na podstawie przekazanych informacji.
3. Usługodawca odpowiada na reklamację Konsumenta w ciągu 14 dni kalendarzowych od jej otrzymania, na papierze lub innym trwałym nośniku. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji w przypadkach przewidzianych prawem.
4. Reklamację można złożyć w każdym czasie w granicach obowiązujących terminów przedawnienia. Regulamin nie ustanawia krótszego terminu wygaśnięcia roszczeń.

15. Dane osobowe i poufność

1. Administratorem danych osobowych jest Usługodawca. Szczegółowe informacje o celach, podstawach prawnych, odbiorcach, okresach przechowywania i prawach osób znajdują się w Polityce prywatności.
2. Dane niezbędne do rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy są przetwarzane na podstawie umowy i obowiązków prawnych, a nie na podstawie zgody, której wycofanie uniemożliwiałoby realizację już zawartej umowy.
3. Informacje uzyskane podczas Usługi są objęte poufnością i tajemnicą zawodową w granicach wynikających z prawa i zasad wykonywania zawodu. Wyjątki mogą wynikać w szczególności z obowiązku ochrony życia lub zdrowia albo z żądania uprawnionego organu.

16. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

1. Po wyczerpaniu postępowania reklamacyjnego Konsument może skorzystać z bezpłatnej pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, organizacji konsumenckiej albo właściwego Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej, w tym mediacji lub stałego sądu polubownego.
2. Informacje o podmiotach uprawnionych do pozasądowego rozwiązywania sporów znajdują się na stronie polubowne.uokik.gov.pl. Udział Usługodawcy w konkretnym postępowaniu pozasądowym wymaga odrębnej zgody, chyba że obowiązek udziału wynika z prawa.
3. Unijna platforma ODR została zamknięta 20 lipca 2025 r.; Regulamin nie odsyła do nieczynnej platformy.

17. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Do umowy jednorazowej stosuje się wersję Regulaminu zaakceptowaną przy jej zawarciu. Nowa wersja co do zasady dotyczy wyłącznie umów zawieranych od daty jej obowiązywania i nie narusza praw nabytych ani warunków wcześniej zakupionej Usługi, Serii, Pakietu lub Vouchera.
2. Usługodawca może opublikować nową wersję z ważnej, wskazanej klientom przyczyny: zmiany prawa lub wiążącej decyzji organu, zmiany metody płatności lub funkcji Serwisu, konieczności usunięcia niejasności albo zmiany organizacji świadczenia Usług. Przyczyna wyznacza zakres zmiany i nie uprawnia do dowolnego pogorszenia warunków.
3. Klienci z przyszłymi Sesjami, aktywnymi Voucherami lub niewykorzystanymi Pakietami otrzymają na trwałym nośniku informację o nowej wersji, dacie, zakresie i skutkach zmiany. Wszystkie wersje pozostają dostępne w publicznym archiwum.
4. Zmiana korzystna, czysto techniczna lub bezpośrednio wymagana prawem może być stosowana w zakresie, w jakim nie ogranicza praw nabytych. Zmiana istotna lub niekorzystna nie wiąże wcześniej zawartej umowy bez wyraźnej zgody Klienta. Do czasu zgody obowiązuje poprzednia wersja; jeżeli Usługodawca nie może wykonać jej na poprzednich warunkach, Klient może zrezygnować bez dodatkowych opłat i otrzymać zwrot ceny za niewykonane Sesje lub niewykorzystaną część Pakietu albo Vouchera.
5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o prawach konsumenta, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu przez bezwzględnie obowiązujące przepisy państwa jego zwykłego pobytu.
6. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne albo niedozwolone, pozostałe postanowienia zachowują moc, a w miejsce wadliwego postanowienia stosuje się przepisy prawa.

Załącznik — wzór odstąpienia od umowy

Formularz należy wypełnić i wysłać tylko w przypadku zamiaru odstąpienia od umowy.

Adresat: „Poradnia Psychologiczna” Agnieszka Zagajewska-Stelmach, Na Czekaj 8F lok. 1, 32-087 Bibice, e-mail: kontakt@psycholog-zagajewska.pl

Ja/My niniejszym informuję/informujemy o odstąpieniu od umowy dotyczącej: ____________________

Data zawarcia umowy: ____________________

Imię i nazwisko Konsumenta/Konsumentów: ____________________

Adres Konsumenta/Konsumentów: ____________________

Data: ____________________   Podpis (tylko dla formularza papierowego): ____________________