Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest „Poradnia Psychologiczna” Agnieszka Zagajewska-Stelmach, Na Czekaj 8F lok. 1, 32-087 Bibice, NIP 8722120918 („Administrator”). W sprawach dotyczących danych skontaktuj się pod adresem kontakt@psycholog-zagajewska.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzam i skąd je otrzymuję

W zależności od sposobu korzystania ze strony przetwarzam:

• dane kontaktowe i korespondencyjne: imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie telefon oraz treść wiadomości,
• dane rezerwacji i umowy: wybrana usługa, forma i miejsce, terminy, status wizyty, sposób i status płatności, zakupiony Pakiet lub Voucher oraz historia zmian i odwołań,
• dane rozliczeniowe: kwoty i identyfikatory transakcji, dane do dokumentu sprzedaży, a przy zwrocie przelewem — numer rachunku,
• dane osoby obdarowanej Voucherem: imię i opcjonalnie e-mail, otrzymane od kupującego,
• dane techniczne: adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz logi bezpieczeństwa,
• informacje przekazane podczas świadczenia usług, które mogą obejmować dane o zdrowiu i inne dane szczególnej kategorii.

Dane otrzymuję bezpośrednio od Ciebie, od osoby kupującej dla Ciebie Voucher, od operatora płatności w zakresie wyniku transakcji oraz automatycznie z urządzenia podczas korzystania ze strony. Kupujący podający dane innej osoby powinien być upoważniony do ich przekazania i poinformować tę osobę o niniejszej Polityce.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na wiadomość, przedstawienie oferty i działania przed umową — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a przy korespondencji niezwiązanej z planowaną umową art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w prowadzeniu komunikacji).
• Rezerwacja, płatność, zmiana terminu, sprzedaż Vouchera lub Pakietu i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Świadczenie usług psychologicznych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. h RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do udzielania świadczeń przez osobę zobowiązaną do tajemnicy zawodowej. Jeżeli ta podstawa nie ma zastosowania do konkretnej, dodatkowej informacji, Administrator przed jej przetwarzaniem wskaże właściwą podstawę, w tym w razie potrzeby wyraźną zgodę z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
• Rachunkowość, podatki i realizacja praw Konsumenta — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom oraz bezpieczeństwo strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; przy danych szczególnej kategorii także art. 9 ust. 2 lit. f RODO w niezbędnym zakresie.
• Organizacja kalendarza i spotkań online — art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (sprawna organizacja pracy i zapobieganie podwójnym rezerwacjom). Zewnętrzna synchronizacja może zostać uruchomiona dopiero po zapewnieniu wymaganej podstawy i umowy dotyczącej przetwarzania.

4. Okres przechowywania danych

• dane zapytań bez zawarcia umowy — do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub do czasu skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż wymaga tego cel,
• dane rezerwacji, umów i rozliczeń — przez czas realizacji, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń; dokumenty podatkowe i księgowe co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z przepisami podatkowymi,
• dokumentacja związana ze świadczeniem usług psychologicznych — przez okres wynikający z mających zastosowanie przepisów i standardów zawodowych, a gdy nie wskazują konkretnego okresu — nie dłużej, niż jest to niezbędne do świadczenia usługi oraz zabezpieczenia roszczeń,
• dane nieopłaconych zamówień i techniczne logi bezpieczeństwa — przez okres potrzebny do obsługi błędu, zapobiegania nadużyciom i wykazania bezpieczeństwa, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub roszczenia,
• numer rachunku do zwrotu — do wykonania i rozliczenia zwrotu, a następnie w zakresie wymaganym dokumentacją księgową lub obroną roszczeń.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać wyłącznie podmioty, dla których jest to niezbędne:

• dostawca hostingu, poczty e-mail, utrzymania i bezpieczeństwa systemu — jako podmiot przetwarzający,
• Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) — jako odrębny administrator danych niezbędnych do przeprowadzenia i rozliczenia płatności,
• biuro rachunkowe, dostawcy obsługi prawnej lub IT — w zakresie niezbędnym do świadczonej pomocy i na podstawie właściwej umowy,
• banki i inni dostawcy płatności przy zwrocie, a także organy publiczne, gdy przekazania wymagają przepisy.

Nie sprzedaję danych i nie udostępniam ich innym podmiotom do ich własnego marketingu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W aktualnej konfiguracji Serwis nie przekazuje danych rezerwacji do Google. Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiony dostawca mogący zapewniać dostęp spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Polityka zostanie zaktualizowana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania, a transfer będzie oparty na mechanizmie wymaganym przez rozdział V RODO.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych — jeżeli nie ma podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli konkretne przetwarzanie opiera się na zgodzie; wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres: kontakt@psycholog-zagajewska.pl.

8. Obowiązek podania danych i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do odpowiedzi, zawarcia i wykonania umowy albo rozliczenia płatności. Bez nich nie można zrealizować właściwego celu. Telefon i e-mail osoby obdarowanej są opcjonalne, o ile formularz nie wskazuje inaczej. Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Automatyczne zwolnienie nieopłaconego terminu wynika z warunku płatności opisanego w Regulaminie i może zostać zweryfikowane po kontakcie z Administratorem.

9. Poufność i bezpieczeństwo

Informacje przekazywane w trakcie konsultacji objęte są tajemnicą zawodową psychologa w granicach określonych prawem. Stosuję środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczenia dostępu, indywidualne tokeny do zarządzania wizytą, szyfrowanie kodów i danych rachunku oraz kopie bezpieczeństwa. Indywidualnego linku i kodu Vouchera nie należy przekazywać osobom nieuprawnionym.

10. Zewnętrzne zasoby, pliki cookies i logi

Strona nie korzysta z reklamowych ani analitycznych plików cookies. Serwer może zapisywać niezbędne logi techniczne, a panel administracyjny używa danych sesyjnych koniecznych do logowania i bezpieczeństwa. Czcionki oraz schemat lokalizacji są przechowywane lokalnie — ich wyświetlenie nie łączy urządzenia z Google ani OpenStreetMap. Dopiero dobrowolne kliknięcie linku do Map Google, OpenStreetMap albo Map Apple otwiera serwis wybranego dostawcy, który otrzyma dane techniczne, w tym adres IP, jako odrębny administrator zgodnie ze swoją polityką.

11. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, dostawców lub sposobu działania strony. Każda opublikowana wersja otrzymuje numer i datę, pozostaje dostępna w publicznym archiwum i nie ogranicza praw dotyczących wcześniejszego przetwarzania. Jeżeli zmiana dotyczy nowego celu przetwarzania, osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane przed rozpoczęciem przetwarzania w tym nowym celu zgodnie z art. 13 ust. 3 lub art. 14 ust. 4 RODO; gdy podstawą musi być zgoda, zostanie ona zebrana oddzielnie.